Savoir comment externaliser et déléguer les taches au sein de son entreprise est recommandé, car avec le temps et avec les charges, il devient très difficile de pouvoir tout gérer seul. Par conséquent, il est important pour ne pas subir le stress et le surmenage de déléguer et d’externaliser certaines tâches simples ou plus compliquées au sein de votre entreprise. Pour cela, il est essentiel de suivre un certain nombre d’étapes ou de paramètres très utiles pour que les tâches soient accomplies de la meilleure des manières.
Comment externaliser certaines tâches
Un contrat d’externalisation s’inscrit généralement dans une durée d’environ 3, 5 voire même 7 ans. Contrairement à un contrat de sous-traitance, dans un contrat d’externalisation, c’est la logique de partenariat qui prévaut. En effet, la qualité de service ici est plus que primordiale et le critère économique est juste secondaire. Ainsi, des services comme l’accueil, l’informatique, la logistique ou, encore, même la paie à des prestataires spécialisés et particuliers. Les résultats sont les éléments clés permettant de bien externaliser certaines tâches. Cependant, de nombreuses étapes sont à suivre pour la bonne réussite de l’externalisation.
Déjà, il faut bien identifier les fonctions stratégiques. Cela signifie qu’il faut bien déterminer les besoins de l’entreprise avant de choisir la tâche à externaliser.
Ensuite, il faudrait bien soigner la communication interne de votre entreprise pour éviter d’inquiéter les salariés. Cette étape peut être longue en fonction des entreprises et des salariés. Établir un cahier de charges qui doit comporter de très nombreux points incontournables tels qu’un descriptif complet sur l’ensemble de la fonction à externaliser, de son rôle pour l’entreprise, mais aussi de ses moyens matériels et humains nécessaires. Une clause de réversibilité qui contractualise les conditions de sortie en fin de contrat doit être incluse.
Pour choisir son prestataire, d’autres critères sont aussi à prendre en compte (finance, cahier de charge du prestataire, visite de locaux et bien d’autres). Une fois votre décision prise, il ne reste plus qu’à organiser le transfert et assurer le suivi des services.
Comment déléguer certaines tâches au sein de son entreprise
Pour réussir le processus de délégation des tâches dans une entreprise avec précision et facilité, il est comme pour l’externalisation, important de suivre des étapes.
Déjà, être patient et donner le temps à votre partenaire de comprendre votre méthodologie pour un bon processus de délégation. Savoir quelles tâches déléguer, car même si certaines tâches semblent faciles à déléguer, vous resterez toujours responsable de cette tâche.
S’entourer des bonnes personnes pour vous rassurer de la compétence, du professionnalisme, de la confiance et de la loyauté de ceux-ci. Ainsi, vous déléguerez des tâches aux membres de votre équipe qui ont les compétences requises.
Donnez des détails sur la raison pour laquelle vous déléguez ces tâches. Pourquoi avoir choisi telle ou telle ressource à déléguer, en quoi cela vous aidera, etc. Il faudrait être précis et vraiment mieux communiquer pour moins perdre le temps. Soyez claire et dites ce que vous attendez clairement. Ceci permettra d’avoir un travail bien fait.
Apprenez à former pour avoir des résultats encourageants. En effet, une des règles fondamentales pour savoir déléguer efficacement est la suivante regardez-moi faire, faisons-le ensemble et maintenant essayer de le faire seul.
Restez au contact de votre équipe et n’essayez pas toujours de tout gérer.
